Ongemakkelijk gesprek
Met ongeveer 18.000 werknemers is de gemeente Amsterdam de grootste werkgever van de stad. Het is daarmee een grote groep die ten minste éénmaal per jaar het gesprek met de manager aan moet gaan over het werk. Niet iedereen voelt zich daar even gemakkelijk bij. Zeker wanneer je niet iedere dag tegen over elkaar zit voor een officiële bespreking. En je het daarbij ook nog eens moet hebben over onderwerpen als vertrouwen of pesten op het werk.
Innovatieve en inclusieve aanpak
Vanuit medewerkers en management kwam daarom de vraag om na te denken over een andere manier om met elkaar het gesprek aan te gaan. Een manier om met elkaar in gesprek te blijven en naar de hele mens te kijken zonder direct gespitst te zijn op beoordelingsscores. Een groep van 4.300 medewerkers deed mee aan de ontwikkeling van het instrument. Als lid van een klankbordgroep of door deel te nemen aan een van de pilots.
Minder stress aan tafel
Voor het gesprek begint krijgen medewerkers de tijd om na te denken over wat ze willen bespreken. Ze kunnen ook feedback vragen aan hun collega’s. Tijdens het gesprek zelf is er gelegenheid om met elkaar te praten over hoe het gaat en over plezier in het werk. Daarbij maken medewerker en leidinggevende afspraken en leggen die vast. De MAG-gespreksvorm zorgt ervoor dat het gesprek minder stressvol is. Het draait niet om scores of beoordelingen, maar om een goed gesprek over persoonlijke ontwikkeling.
Herkenbare situaties
Het onderdeel van de methode waarbij Studio Claro de gemeente heeft geholpen zijn de gesprekskaarten die gebruikt worden om verschillende onderwerpen aan de orde te stellen. De afbeeldingen die we voor de methode ontwikkelden tonen echte mensen in herkenbare situaties, waarbij ook de emoties van het centrale karakter ‘Alex’ zichtbaar zijn. Dit maakt het makkelijker voor een brede groep om het er met elkaar over te hebben hoe je je in bepaalde situaties kunt voelen en wat het met je doet.
Inzicht in ingewikkelde onderwerpen
De gesprekskaarten van ‘Mijn Amsterdams Gesprek’ zijn ontworpen voor een gestructureerd en inzichtelijk gesprek. De kaarten behandelen thema’s als sociale veiligheid, vitaliteit, presteren en functioneren, leren en ontwikkelen, loopbaan en flexibiliteit. Voorbeelden van vragen zijn: “Kan ik mezelf zijn?”, “Waar krijg ik energie van?”, en “Wil ik nog iets leren?”. Focuskaarten bevatten vragen zoals “Wat vind je echt belangrijk?” en helpen om een holistisch beeld te vormen van de behoeften en ambities van de medewerker.
Live testen van gesprek
Onderdeel van het ontwikkelen van de kaarten was dat een gesimuleerd functioneringsgesprek bij mochten wonen van manager en een medewerker van de Amsterdamse gemeentereiniging. Dit leverde waardevolle feedback op die direct verwerkt werd in de ontwerpen. Opvallend was dat de kaarten het makkelijker maakten om het ook met elkaar te hebben over onderwerpen die mogelijk confronterend of pijnlijk zijn.
Waardevol en effectief
Sinds de implementatie in oktober 2023, heeft MAG binnen de gemeente zijn waarde bewezen als manier om medewerkers en managers te helpen om elkaar te ondersteunen. Gebruikers zijn positief over de methode vanwege de aandacht voor inclusiviteit, gebruiksvriendelijkheid en de menselijke maat. Medewerkers geven aan dat ze zich gehoord en gesteund voelen, wat uiteindelijk bijdraagt aan een positievere werkcultuur en betere prestaties.
Meer informatie:
Mijn Amsterdams Gesprek; door en voor alle medewerkers! | VNG
Team:
Account: Gemeente Amsterdam (Conny Slot, Stefan Baas)
Begeleiding: Sicko van Dijk
Illustraties: Claudia Dominguez
Bekijk ook vergelijkbare cases:
• Leren lezen zonder schaamte (2022)
• Kijk op (post)corona mobiliteit (2018)
• Ook uw stem telt (2018)
