Leuk, een functioneringsgesprek!

Beoordelingsgesprekken kunnen heel stressvol zijn. Vooral wanneer je niet gewend bent aan formele gesprekken. En je carrière het onderwerp is. Belangrijk dus om goed uit je woorden te komen. We mochten de gemeente Amsterdam helpen bij het ontwikkelen van hun nieuwe gespreksmethode: Mijn Amsterdams Gesprek.

Ongemakkelijk gesprek
Met ongeveer 18.000 werknemers is de gemeente Amsterdam de grootste werkgever van de stad. Het is daarmee een grote groep die ten minste éénmaal per jaar het gesprek met de manager aan moet gaan over het werk. Niet iedereen voelt zich daar even gemakkelijk bij. Zeker wanneer je niet iedere dag tegen over elkaar zit voor een officiële bespreking. En je het daarbij ook nog eens moet hebben over onderwerpen als vertrouwen of pesten op het werk.

Een illustratie van twee personen die aan een tafel zitten en betrokken zijn bij een spel of activiteit genaamd 'Mijn Amsterdams Gesprek'. De persoon aan de linkerzijde heeft blauw haar en draagt een grijs shirt met drie rode kruisen en houdt een kaart omhoog met een afbeelding van diverse personen en de tekst 'Iedereen doet mee'. De persoon aan de rechterzijde draagt een rode hoofddoek en een grijs jasje, eveneens met drie rode kruisen, en glimlacht terwijl ze naar de andere persoon kijkt. Op de tafel liggen verschillende kaarten en gekleurde elementen. Bovenaan de afbeelding staat de tekst 'Mijn Amsterdams Gesprek'. Rechts bovenaan staan drie rode kruisen in een verticale lijn. Onderaan de afbeelding zijn zes gekleurde vakken te zien met verschillende pictogrammen en teksten zoals 'Sociale veiligheid', 'Vitaliteit', 'Presteren en functioneren', 'Loopbaan en flexibiliteit', 'Leren en ontwikkelen', en een jokerkaart.

Innovatieve en inclusieve aanpak
Vanuit medewerkers en management kwam daarom de vraag om na te denken over een andere manier om met elkaar het gesprek aan te gaan. Een manier om met elkaar in gesprek te blijven en naar de hele mens te kijken zonder direct gespitst te zijn op beoordelingsscores. Een groep van 4.300 medewerkers deed mee aan de ontwikkeling van het instrument. Als lid van een klankbordgroep of door deel te nemen aan een van de pilots.

Minder stress aan tafel
Voor het gesprek begint krijgen medewerkers de tijd om na te denken over wat ze willen bespreken. Ze kunnen ook feedback vragen aan hun collega’s. Tijdens het gesprek zelf is er gelegenheid om met elkaar te praten over hoe het gaat en over plezier in het werk. Daarbij maken medewerker en leidinggevende afspraken en leggen die vast. De MAG-gespreksvorm zorgt ervoor dat het gesprek minder stressvol is. Het draait niet om scores of beoordelingen, maar om een goed gesprek over persoonlijke ontwikkeling.

Een illustratie rond Mijn Amsterdams Gesprek van een persoon die een achterwaartse val maakt in de richting van uitgestrekte handen die klaar staan om hem op te vangen. De persoon draagt een blauw petje, een grijs shirt met drie rode kruisen en een blauwe broek. Hij heeft groene schoenen aan. De handen onderaan de afbeelding zijn uitgestrekt om de vallende persoon op te vangen, wat een vertrouwensoefening lijkt te symboliseren.
Hoe gaat het met de vertrouwenscultuur op het werk?

Herkenbare situaties
Het onderdeel van de methode waarbij Studio Claro de gemeente heeft geholpen zijn de gesprekskaarten die gebruikt worden om verschillende onderwerpen aan de orde te stellen. De afbeeldingen die we voor de methode ontwikkelden tonen echte mensen in herkenbare situaties, waarbij ook de emoties van het centrale karakter ‘Alex’ zichtbaar zijn. Dit maakt het makkelijker voor een brede groep om het er met elkaar over te hebben hoe je je in bepaalde situaties kunt voelen en wat het met je doet.

Inzicht in ingewikkelde onderwerpen
De gesprekskaarten van ‘Mijn Amsterdams Gesprek’ zijn ontworpen voor een gestructureerd en inzichtelijk gesprek. De kaarten behandelen thema’s als sociale veiligheid, vitaliteit, presteren en functioneren, leren en ontwikkelen, loopbaan en flexibiliteit. Voorbeelden van vragen zijn: “Kan ik mezelf zijn?”, “Waar krijg ik energie van?”, en “Wil ik nog iets leren?”. Focuskaarten bevatten vragen zoals “Wat vind je echt belangrijk?” en helpen om een holistisch beeld te vormen van de behoeften en ambities van de medewerker.

Illustratie rond het concept van het kunnen ordenen van je eigen werk in de methode Mijn Amsterdams Gesprek. Het is een persoon met blauw haar die een grijs shirt draagt, terwijl hij een map uit een volle boekenkast haalt. De boekenkast bevat mappen in verschillende kleuren zoals geel, groen, blauw, oranje en rood, netjes gerangschikt op de planken. Onderaan de afbeelding staat een rode kar vol met verschillende mappen en documenten in diverse kleuren, sommige ervan zijn ongeorganiseerd.
Hoe goed kun je je werk organiseren?

Live testen van gesprek
Onderdeel van het ontwikkelen van de kaarten was dat een gesimuleerd functioneringsgesprek bij mochten wonen van manager en een medewerker van de Amsterdamse gemeentereiniging. Dit leverde waardevolle feedback op die direct verwerkt werd in de ontwerpen. Opvallend was dat de kaarten het makkelijker maakten om het ook met elkaar te hebben over onderwerpen die mogelijk confronterend of pijnlijk zijn.

Waardevol en effectief
Sinds de implementatie in oktober 2023, heeft MAG binnen de gemeente zijn waarde bewezen als manier om medewerkers en managers te helpen om elkaar te ondersteunen. Gebruikers zijn positief over de methode vanwege de aandacht voor inclusiviteit, gebruiksvriendelijkheid en de menselijke maat. Medewerkers geven aan dat ze zich gehoord en gesteund voelen, wat uiteindelijk bijdraagt aan een positievere werkcultuur en betere prestaties.

Meer informatie:

Mijn Amsterdams Gesprek; door en voor alle medewerkers! | VNG

Team:

Account: Gemeente Amsterdam (Conny Slot, Stefan Baas)
Begeleiding: Sicko van Dijk
Illustraties: Claudia Dominguez

Bekijk ook vergelijkbare cases:
• Leren lezen zonder schaamte (2022)
• Kijk op (post)corona mobiliteit (2018)
• Ook uw stem telt (2018)

Studio Claro

Zoeken op deze website